Política de Tratamiento de Datos

TU IKIGAI

Colombia

CAPITAL MARTECH S.A.S.

NIT: 901.701.112 – 3

CAPITAL MARTECH S.A.S. NIT: 901.701.112-3 (Sociedad dueña de TuIkigai Colombia) con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales. En especial, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, así como las demás normas complementarias que las modifiquen, adicionen o complementen. Comprometidos con los derechos de los titulares de la información y las medidas de seguridad de la información personal de los usuarios, clientes, aliados comerciales, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y colaboradores en relación con la recolección, uso, almacenamiento, transmisión, transferencia en virtud de la autorización previa, expresa, informada y libre otorgada por los titulares.

En cumplimiento del derecho fundamental de habeas data establecido por el artículo 15° de la Constitución Política de Colombia. Consistente en el derecho de todas las personas a conocer, actualizar, rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, cuando así se haya autorizado previamente por parte el titular, o en virtud de contratos de transmisión de datos personales (y en calidad de Encargado del Tratamiento) o de contratos de transferencia de datos personales, implementando para el efecto políticas y procedimientos claros con relación a la confidencialidad, seguridad y privacidad de los Datos Personales.

(I) Definiciones para efectos de la política de tratamiento

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2021, las cuales se detallan a continuación:

1. Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto del tratamiento. Para efectos de esta Política, los titulares serán todos los usuarios, clientes, aliados comerciales, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y colaboradores a quienes les sean recolectados datos personales en las operaciones empresariales de CAPITAL MARTECH S.A.S.
2. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos (y/o) el tratamiento de los datos. En el caso concreto, CAPITAL MARTECH S.A.S. se considera el Responsable del Tratamiento.
3. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Para el efecto, serán encargados los aliados estratégicos o comerciales de CAPITAL MARTECH S.A.S.
4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
6. Política de Tratamiento de Datos Personales: Se refiere al presente documento.
7. Dato Sensible: Se refiere a la clasificación de los datos personales que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación en los términos de la Ley 1581 de 2012.

(II) Principios para el tratamiento de datos personales

1. Principio de legalidad: Solo se realizará el tratamiento de Datos Personales de Titulares de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la modifiquen, complementen o reglamenten.
2. Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales estará delimitado por las finalidades expresamente señaladas en esta política, que obedecen a los términos de la ley, la constitución, y serán debidamente informados a los titulares de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las disposiciones que la modifiquen, complementen o reglamenten.
3. Principio de libertad: Sólo se podrá hacer el tratamiento con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve dicho consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento será completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Evitando los datos fraccionados, inexactos o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: Se procurará durante el tratamiento de datos personales permitir el derecho de los titulares a obtener del Responsable o Encargados del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los Datos Personales que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales solo será realizado por el Responsable del Tratamiento y las personas que autorice el titular de los datos personales de la forma prevista en la ley.
7. Principio de seguridad: El responsable del tratamiento de los datos personales bajo las medidas técnicas, humanas y administrativas, bajo los principios de integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información tomará las medidas necesarias para otorgar la suficiente seguridad a los datos personales, las bases de datos y los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de datos de naturaleza pública, procurarán mantener la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación, solo será divulgada, compartida en los términos de la autorización de los titulares de los datos personales y para las finalidades autorizadas.

(III) Autorización para el tratamiento de datos personales

Los datos personales que son incluidos en la base de datos de CAPITAL MARTECH S.A.S. fueron autorizados por los titulares de la información y provienen de la relación en virtud de los vínculos comerciales: (i) TuIkigai Colombia; (ii) Contractuales; (iiI) Laborales, (iv) de otra índole de proveedores, aliados o contratistas.

Para las líneas de negocio, que incluyen el Proyecto “TuIkigai Colombia” desarrollado por CAPITAL MARTECH S.A.S., la recolección de datos de los usuarios del sitio web www.tuikigaicolombia.com, la plataforma permite crear el modelo personalizado del propósito de cada usuario con la información que es suministrada con las finalidades autorizadas para el tratamiento de sus datos personales.

En este caso, la recolección de datos personales se hace a través de la página web www.tuikigaicolombia.com una vez otorgado el consentimiento de los titulares de la información por medio de la autorización de datos personales, así como, bajo la aceptación de términos y condiciones. Al momento de solicitar la autorización, se hace de manera previa, expresa e informada sobre: (i) Las finalidades específicas del tratamiento; (ii) Señalando la libertad para responder preguntas atinentes a datos sensibles; (iii) Indicando los derechos que tienen los titulares sobre sus datos personales, de cara al Responsable del Tratamiento y los Encargados para ejercerlos. (iv) La identificación plena del Responsable del Tratamiento y su canal de contacto para ejercer sus derechos, (v) La ubicación de la presente política para su consulta en todo momento en la sitio web: www.tuikigaicolombia.com.

En atención al principio de libertad que establece la Ley 1581 de 2012, la autorización de los titulares podrá manifestarse por medio (i) Verbal; (ii) Escrito; (iii) Digital (en el botón destinado para tal fin “checkbox”) donde puede ser comprobado la titularidad plena de quien otorga la autorización manifestando su voluntad para el tratamiento de datos personales, esto es, la identificación plena del consumidor y una acción positiva de manifestación de su consentimiento. En consecuencia, CAPITAL MARTECH S.A.S. conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

Los datos personales recolectados por el Responsable de Tratamiento, son almacenados a través de medios seguros digitales a través del sistema de página web, que garantizan el control de acceso a la información, uso de privilegios no compartidos para acceder a los registros de información, garantizando así la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información para la protección adecuada de datos personales, procurando a su vez la seguridad mediante los recursos humanos, técnicos y tecnológicos destinados para este fin.

(IV) Derechos de todos los titulares

Todo titular de datos personales almacenados en las bases de datos de CAPITAL MARTECH S.A.S. tiene los siguientes derechos consagrados en la Constitución y la ley:

a) Ser informado sobre el tratamiento de datos a los cuales serán sometidos sus datos personales.
b) Conocer y acceder a sus datos personales, conocer la finalidad para la cual se realiza el tratamiento, su ubicación donde se guardan los datos personales (bases de datos).
c) Actualizar sus datos personales cuando hayan cambiado.
d) Rectificar sus datos personales cuando sean inexactos, incompletos, inexistentes o solicitar la supresión de los mismos cuando el tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
e) Solicitar prueba de la autorización otorgada o consentimiento, salvo que no sea necesario de conformidad con el artículo 10° de la Ley 1581 de 2012.
f) Solicitar información a CAPITAL MARTECH S.A.S. en cualquier momento sobre el uso de sus datos personales.
g) Presentar, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) ante CAPITAL MARTECH S.A.S. así como a la autoridad de datos personales: Superintendencia de Industria y Comercio.
h) Revocar la autorización (y/o) la supresión de sus datos personales respecto del consentimiento para el cual habilitó a CAPITAL MARTECH S.A.S a tratar sus datos personales o solicitar la supresión de datos personales, excepto cuando exista un deber legal o contractual para que los datos permanezcan en las bases de datos, si es necesario para prestar los servicios de la compañía previa autorización.

(V) Finalidades del tratamiento

Los datos personales de los titulares son recolectados por CAPITAL MARTECH S.A.S. como Responsable del Tratamiento en desarrollo de su objeto social a través de sus comercios y líneas de negocio empresarial, tales como Tu Ikigai Colombia para las siguientes finalidades:

(i) Identificar plenamente a los usuarios, clientes, aliados comerciales, proveedores, contratistas, empleados y colaboradores que acceden a los servicios de CAPITAL MARTECH S.A.S.
(ii) Identificar plenamente a las personas que ingresan al sitio web de “Tu Ikigai Colombia” mediante el sitio web: www.tuikigaicolombia.com
(iii) Brindar un servicio de calidad a las personas que realizan compras de los productos o servicios ofrecidos para garantizar la veracidad de la información respecto de su: nombre, correo electrónico, domicilio, registro de formularios, número móvil, canal de contacto preferido.
(iv) Hacer uso de la información para el cumplimiento de las exigencias de ley en materia de facturación electrónica, obligaciones comerciales y de protección al consumidor en Colombia.
(v) Cumplir con las obligaciones legales y derivadas de las relaciones contractuales, verbales o escritas que se establezcan o lleguen a establecer con CAPITAL MARTECH S.A.S.
(vi) Permitir a CAPITAL MARTECH S.A.S conocer mejor la relación con sus usuarios, proveedores y clientes para gestionar riesgos relacionados con la seguridad de la información de acuerdo con las normas vigentes, incluyendo hábitos de compra, usabilidad de plataformas, visitas a los sitios web de la empresa, pagos, entre otros.
(vii) Hacer uso de los datos personales de forma segura bajo las instrucciones de CAPITAL MARTECH S.A.S, en las relaciones de facturación electrónica, proveedores de servicios de software, proveedores de servicios de transporte de los productos y servicios de la empresa, proveedores de alianzas estratégicas de tecnología, personalización de servicios y nuevas herramientas de inteligencia artificial para mejorar la experiencia del cliente, a la interacción, usabilidad e historia de estas herramientas para procesar datos sobre la inteligencia artificial, mejorar precisión, preferencias y gustos de cada usuario en las distintas líneas de negocio de CAPITAL MARTECH.
(viii) Ser consultados en las bases de datos de acceso público para asegurar la legalidad de las relaciones o contratos, ello permite a CAPITAL MARTECH informarse de la situación particular o estado actual de sus usuarios, clientes, aliados comerciales, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y colaboradores.
(ix) Realizar análisis de métricas de los datos analizados sobre las interacciones con los sitios web de la empresa, inteligencia de negocios, analítica, así como el otorgamiento información transaccional, personal o individualizada a los aliados y colaboradores de la empresa para investigación estadística, herramientas de mejora en experiencia de los servicios, comercial, tendencias del mercado, prospección, entendimiento de preferencias, rutas de navegación y comportamiento en redes sociales, así como procesar la información mediante herramientas de inteligencia artificial que permiten desarrollar precisión en los servicios y productos.
(x) Crear ofertas personalizadas o hechas a la medida (tailor-made) según las necesidades de cada cliente, usuario, proveedor, empleado, participar de ofertas, promociones, obsequios, campañas publicitarias o invitaciones a comunidades de interés en nombre propio o de aliados comerciales con precisión de los datos recolectados.
(xi) Identificar la trazabilidad de consumo de los clientes y patrones de consumo con fines estadísticos, de mercado, comunicaciones en nombre propio o de aliados comerciales.
(xii) Trasmitir o transferir los datos personales según la necesidad de CAPITAL MARTECH S.A.S en Colombia o en el exterior para cumplir los fines descritos y autorizados por el titular de los datos personales.
(xiii) Conocer a los titulares por medio de encuestas o campañas de consulta por medio de diversos canales de comunicación autorizados, entre ellos, mensaje de texto, celular, correo electrónico, entre otros.
(xiv) Gestionar, administrar y mantener actualizada nuestras bases de datos para solicitar actualización a través de plataforma, sitios web, SMS, mensajería, correo electrónico, entre otros medios autorizados por el titular.

La información suministrada por el Titular solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y almacenada de forma segura en las bases destinadas para el efecto. Una vez cese la necesidad del Tratamiento de Datos Personales, los mismos, podrán ser eliminados de las bases de datos de CAPITAL MARTECH S.A.S., archivados bajo las medidas de ley y seguridad adecuada, incluyendo las propias de seguridad de la información, en caso de ser procedente borrado seguro y únicamente su divulgación o prueba cuando la ley así lo exija.

(VI) Tipos de datos personales que son incluidos en las bases de datos

CAPITAL MARTECH S.A.S. dentro de su objeto social y con el propósito de desarrollar las actividades antes descritas bajo las finalidades mencionadas, recolecta de los titulares de los datos personales información que permite individualizarlo, tales como: nombre, tipo de documento, número de documento, dirección física, dirección de correo electrónico, país, ciudad, domicilio, preferencias, gustos, ocupación, objetivos, propósitos, metas, las cuales, permiten conocer, interactuar, personalizar y ofrecer mejores productos, servicios y procesos de la empresa como el de Tu Ikigai Colombia.

En caso que la empresa necesite verificar la veracidad de la información, informará sobre la recolección de datos sensibles previo consentimiento del titular (fotografía, identificación facial, huella dactilar u otros), al momento de obtener la respectiva autorización y comunicará los requisitos de ley: (i) Por tratarse de tipos de datos sensibles no están obligados a autorizar su tratamiento, (ii) Informará cuales datos son sensibles y la finalidad del tratamiento; (iii) En caso de tratarse de algún dato de un menor (niña, niñas, adolescentes) responderá y respetará el interés, opinión, derechos de estos, solicitará de manera clara la autorización del Representante Legal del niño, niña o adolescente para efectuar el tratamiento de los Datos Personales, así como, garantizará el respeto a los derechos fundamentos asociados a esta categoría especial de datos personales.

La recolección, almacenamiento, uso o circulación de datos personales sobre los que se cuente con la debida autorización serán tratados únicamente por el término de las finalidades autorizadas, en su tiempo razonable y necesario en cumplimiento de las disposiciones legales.

(VII) Deberes del Responsable del Tratamiento

De conformidad con el Artículo 17° de la Ley 1581 de 2012, CAPITAL MARTECH S.A.S, como Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

1. Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar los datos personales bajo las condiciones de seguridad necesarias (garantizando la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información) para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Si los datos personales son entregados a los encargados del tratamiento, se deberá procurar (i) Que la información suministrada, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; (ii) Que el tratamiento de la información suministrada esté previamente autorizada de conformidad con lo previsto en la ley; (iii) Comunicar de forma oportuna las novedades sobre los datos tratados a los encargados del tratamiento con el objetivo de adoptar las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada. (iv) Exigir al encargado del tratamiento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (v) Informar al encargado del tratamiento cuando la información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez presentada la reclamación y no haya finalizado el trámite aún.
6. Rectificar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
7. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para la atención de consultas y reclamos.
8. Informar al titular de los datos personales sobre el uso, almacenamiento, finalidades del tratamiento de sus datos.
9. Informar a la autoridad de protección de datos personales, cuando se presente alguna violación a los códigos de seguridad, incidentes, eventos que puedan comprometer la información de los titulares como riesgos en su administración.
10. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad competente en materia de protección de datos personales: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

(VIII) Forma de proceder respecto a las consultas y solicitudes efectuadas por los titulares de los datos personales

Todo titular de los datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar sus solicitudes a CAPITAL MARTECH S.A.S respecto del manejo y tratamiento de su información.

Los datos personales que son incluidos en la base de datos de CAPITAL MARTECH S.A.S provienen de ejercicio propio de sus actividades legales y comerciales, lo cual, incluye relaciones contractuales con los usuarios, clientes, aliados comerciales, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y colaboradores a quienes les sean recolectados datos personales.

A. Consultas

Los datos personales son tratados bajo los principios de confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información para la protección adecuada de la información, procurando a su vez la seguridad mediante los recursos humanos, técnicos y tecnológicos destinados para este fin. Se podrá ejercer el derecho a conocer y elevar solicitudes frente al tratamiento de los datos personales, por:

(i) Quien debe acreditar su identidad en forma suficiente por los medios que dispone CAPITAL MARTECH S.A.S. al correo electrónico: [email protected] (o) directamente al correo de Tu Ikigai Colombia [email protected] según su preferencia en el uso de servicios para los titulares que interactúan directamente con Tu Ikigai Colombia.
(ii) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar dicha calidad en sus solicitudes.
(iii) Por el representante legal, o apoderado del titular, acreditando la representación o poder legal para el efecto.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes deberán ser ejercidos por las personas que estén facultadas para representarlos legalmente garantizando su opinión y derechos para ser escuchados en los términos de ley.

B. Habeas data

El procedimiento de conocer, actualizar, rectificar o suprimir la información relacionada con datos personales que son incluidos en la base de datos de CAPITAL MARTECH S.A.S., puede ser ejercido plenamente por los titulares de la información en seguimiento del orden constitucional, en su derecho y respeto a las disposiciones legales para el tratamiento de datos personales, podrán ejercer su derecho dispuesto para tal fin: (i) A través del correo electrónico: [email protected] correo centralizado de las líneas de negocio (ii) Realizando su solicitud directamente en el correo de Tu Ikigai Colombia [email protected] para aquellos usuarios que interactúan directamente con la página.

Las personas asignadas a servicio al cliente por medio de los correos electrónicos enunciados darán respuesta a los titulares en cumplimiento de la normatividad vigente sobre la materia.

C. Revocación

Los titulares de los datos personales podrán en todo momento, solicitar a CAPITAL MARTECH S.A.S. la supresión de sus datos (y/o) revocar la autorización respectiva, mediante la presentación de un reclamo, en concordancia con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 en su artículo 15°, siempre y cuando el titular no tenga un deber legal o contractual vigente con CAPITAL MARTECH S.A.S.

D. Peticiones Quejas Reclamos y Sugerencias (PQRS)

Toda solicitud, petición, queja, reclamo o sugerencias (PQRS) por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto del manejo y el tratamiento de la información, será resuelta en respeto de las disposiciones legales del derecho de habeas data, teniendo en cuenta las siguientes reglas:

(i) La petición o reclamo podrá formularse por escrito o por correo electrónico definido en esta política [email protected] para todas las líneas de negocio (o) directamente al correo de Tu Ikigai Colombia [email protected] según su preferencia.
(ii) Los PQRS deberán contar con: la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a su petición, la dirección o medio a través del cual desea obtener respuesta, acompañado de los documentos soporte que quiera hacer valer.
(iii) Si los PQRS presentan datos inexactos o se encuentran incompletos, se solicitará al interesado subsanar las fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el solicitante no presentó la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
(iv) Una vez recibida la petición o reclamo completo, CAPITAL MARTECH S.A.S. incluirá en su registro en un término de dos (2) días hábiles la leyenda que identifica la clase de petición de que se trata, la naturaleza del caso para posteriormente dar respuesta.
(v) El solicitante recibirá una respuesta en primer lugar al cliente de canal de contacto dentro del término previsto anteriormente. En caso de no poder atender la petición dentro del término, se expresarán los motivos de la demora y señalará que el caso será resuelto en los siguientes cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
(vi) Las consultas de los clientes también serán atendidas en el mismo tiempo, respetando los términos de ley. Si un titular desea comunicarse directamente en relación con el uso y manejo de su información lo podrá hacer a los corros electrónicos [email protected] para todas las líneas de negocio (o) directamente al correo de Tu Ikigai Colombia [email protected].
(vii) La información de contacto y canales de atención se mantienen por correo electrónico para personalizar cada una de las respuestas de los usuarios, clientes, aliados comerciales, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y colaboradores.

(IX) Transferencias y transmisiones de datos personales

CAPITAL MARTECH S.A.S. comunica a través de esta política, que la transferencia de los datos personales de los titulares se hará únicamente bajo las finalidades dispuestas en el mismo documento. Así mismo, puede transferir dentro de sus demás compañías o líneas de negocio los datos para poder tratar de forma adecuada la información, usabilidad y experiencia del cliente, dando estricto cumplimiento a los deberes de los Responsables y Encargados del tratamiento. De igual forma, a solicitud de las autoridades públicas conforme a sus facultades legales.

(X) Vigencia de la política

La presente política rige a partir de su publicación, podrá ser modificada por CAPITAL MARTECH S.A.S en cualquier tiempo, con la finalidad de adecuarse a las disposiciones legales, administrativas, judiciales, de estándares internacionales u otras que generen mejores prácticas para el tratamiento de datos personales de los titulares.

Cualquier modificación o actualización de la presente política, será informada en cada una de las páginas web de las líneas de negocio de CAPITAL MARTECH S.A.S., incluyendo www.tuikigaicolombia.com }

Esta política será de consulta pública desde la fecha de entrada en vigor de esta o su actualización.

Fecha: 05 de abril de 2025

CAPITAL MARTECH S.A.S.
NIT: 901.701.112 – 3

Línea:
TU IKIGAI Colombia
www.tuikigaicolombia.com

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